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Documentation

Fonctionnement général

compta.libremen.com est un outil d'enregistement et de restitution d'écritures comptables. Son utilisation suppose que l'utilisateur possède les connaissances minimales d'un aide-comptable

Journaux

Toutes les écritures sont inscrites dans les journaux auxiliaires, en utilisant le lien 'Nouvelle entrée' en haut à gauche de chaque journal; le Journal Général est constitué de l'ensemble des écritures des journaux auxiliaires

L'utilisateur peut créer autant de journaux qu'il le souhaite

Les journaux de type 'Fournisseurs' et 'Ventes' offrent une fonction d'enregistrement automatique des paiements dans le journal de banque, avec reprise des dates, des libellés et des montants de débit/crédit inversés; pour cela, cliquer dans l'écriture et utiliser le lien 'Règlement' du formulaire de saisie . L'intitulé peut être raccourci en 'Fourn' (ex 'Fourn. Europe', 'Fourn. US'...), ou modifié en e.g. 'Ventes France', 'Ventes Export'

Les écritures peuvent être déplacées d'un journal à un autre via le lien 'Déplacer' du formulaire de saisie; elles peuvent également être extournées via le lien 'Extourner' du même formulaire

Seul le journal des OD est obligatoire et non modifiable

Comptes

La liste des comptes peut être importée depuis un fichier texte contenant pour chaque ligne deux valeurs séparées par un point virgule (1ère valeur = numéro de compte, 2ème valeur = libellé du compte). Le fichier doit être encodé en UTF-8, sans en-tête. Exemple :

401PUBN;PUBLICATIONS
401FDIV;F DIVERS
401PAPE;PAPETERIE

Les comptes peuvent comporter autant de décimales que souhaité

La liste peut être reconduite chaque année via le Menu Comptes -> Modifier la liste -> Reconduire (lien en haut de page); cette opération reconduit également les réglages du menu Liasse Fiscale sur le nouvel exercice

Les soldes des comptes de bilan sont reportables sur le nouvel exercice via le Menu Comptes -> Reports

Balance et Grand Livre sont disponibles via les liens en haut de page

Format des dates d'écriture

Il est possible de régler le format d'affichage des dates dans le menu 'Paramètres' ( AAAA-MM-JJ ou JJ/MM/AAAA)

Pour la saisie, plusieurs formats et séparateurs sont acceptés : 2020-02-25 ou 25/02/2020 ou 25#02#2020 ou 2020 02 25. L'année doit être écrite sur 4 chiffres

Voir les raccourcis clavier pour une saisie rapide

N.B.: il existe une séparation physique entre les exercices. Le changement d'exercice se fait en cliquant sur le titre 'Exercice XXXX', en haut de page. L'utilisateur peut travailler sur plusieurs onglets à la fois (en utilisant Click-droit ou Ctrl-Click) mais toujours dans le même exercice.
Si l'utilisateur souhaite travailler sur deux exercices différents en même temps, il doit utiliser deux navigateurs différents, un pour chaque exercice

Lettrage et Pointage

Tous les comptes peuvent être pointés, lettrés et rapprochés

Paramètres

Le calcul des numéros de pièces peut être formaté sur 2 à 5 décimales (A01, A001, ..., A00001)

Il existe deux options de calcul de la TVA due : débits ou encaissements; voir le chapitre Déclaration de TVA (formulaire CA3); la période de calcul peut être mensuelle ou trimestrielle

L'option 'Journal de TVA' permet de sélectionner le journal d'enregistrement des écritures résultant du calcul de la TVA due

L'option 'Activer les règlements par défaut' permet de sélectionner automatiquement le journal et le numéro de compte à utiliser pour l'enregistrement des règlements/paiements; les enregistrements des factures émises ou reçues sont reprises automatiquement, les montants des débits/crédits étant affectés au compte sélectionné

Il existe deux options pour le format d'affichage des dates : le format classique (JJ/MM/AAAA) et le format ISO 8601 (AAAA-MM-JJ); le format est paramétrable pour chaque utilisateur du compte

Clôture

La clôture des comptes (lien 'Clôture' dans le menu 'Comptes', en haut de page) solde les comptes de classe 6 et 7, calcule le résultat et l'inscrit au débit ou au crédit du compte de résultat (12000[0...]). Les opérations effectuées sont d'abord affichées dans le formulaire de saisie d'une écriture pour validation

L'opération est réversible par suppression de l'OD enregistrée, si les comptes n'ont pas été archivés (voir le chapitre Exportations)

Les calculs du document 2033-B (Compte de résultats simplifié) doivent être enregistrés avant l'opération de clôture des comptes, celle-ci ayant soldé les comptes de classe 6 et 7

Reports à nouveaux

Les reports à nouveaux des soldes de l'année N - 1 sont générés en début d'année N à partir du menu Comptes, lien 'Reports' en haut de page

Raccourcis clavier du formulaire de saisie d'une écriture

Formulaire de saisie d'une écriture

Date : il est possible de taper par exemple "0225" (JJMM, sans les guillemets); la date sera alors complétée avec l'année en cours et formatée pour obtenir 2020-02-25 ou 05/02/2020, suivant l'option d'affichage sélectionnée par l'utilisateur dans le menu 'Paramètres'

Les cases au fond grisé reproduisent automatiquement la valeur de la ligne précédente

Compte : taper les premiers chiffres pour obtenir une fenêtre déroulante affichant les comptes disponibles. Seuls les comptes enregistrés dans le menu 'Comptes' pour l'exercice en cours sont acceptés

Pièce : le symbole '→' indique un calcul automatique du numéro; taper "Espace"; les factures fournisseurs sont au format "MD...D" où M est la lettre du mois (janvier = A, février = B...) et D...D le numéro de la pièce pour le mois (01, 02...); le numéro de pièce peut comporter jusqu'à 5 décimales (voir le menu 'Paramètres'). Pour les factures de ventes, le numéro est une séquence pluriannuelle continue qui ajoute 1 à la dernière valeur enregistrée

Libellé : le symbole '→' indique une recopie automatique de la ligne précédente; taper "Espace"

Les lignes dont le débit et le crédit valent O (zéro) sont ignorées lors de la validation

Les signes '+' et '-' sur les côtés du formulaire permettent respectivement d'ajouter et de retirer une ligne

Déclaration de TVA (formulaire CA3)

Dans le menu TVA, sélectionner la période à déclarer puis cliquer sur 'Valider'; le logiciel affiche alors une réplique partielle du formulaire 3310CA3 (visible sur impots.gouv.fr), avec un calcul des champs principaux à renseigner. Les périodes de déclaration correspondent à la période en cours et celles de l'année qui précède. Le formulaire ne peut donc pas être utilisé pour les dates antérieures de plus de 12 mois à la date du jour, mais il est possible d'enregistrer manuellement des écritures antérieures

En cliquant sur 'Valider' en bas du formulaire, les écritures à passer sont affichées dans le formulaire de saisie d'une écriture et peuvent y être modifiées si besoin

Le calcul de la TVA exigible est fait à partir des montants enregistrés dans les comptes de classe 7, pour lesquels on paramètre le pourcentage de TVA applicable. Ce calcul peut être fait sur les débits ou sur les encaissements

Si l'option choisie est 'TVA sur encaissements', le logiciel calcule la TVA collectée sur la période à partir des comptes 7 qui sont lettrés et non pointés; il faut donc dans ce cas, pour obtenir une déclaration conforme :

L'option 'TVA sur débits' calcule la TVA due sur l'ensemble des factures enregistrées dans la période considérée

Il est possible dans ce cas d'enregistrer des ventes de services (TVA exigible à l'encaissement), en utilisant des comptes d'attente :

Liasse fiscale

Le menu "Liasse fiscale" est actuellement limité au calcul des lignes du document 2033-B Compte de résultats simplifié, formulaire Cerfa n°2.
Le lien 'Gérer' en haut de page permet de régler les cases du formulaire que l'on souhaite renseigner, en sélectionnant le numéro de case, puis les comptes à inclure dans le montant à calculer. Les résultats des calculs doivent être enregistrés avant l'opération de clôture des comptes, qui solde les comptes de classe 6 et 7.
Les réglages du calcul sont reportés automatiquement au début de l'exercice suivant, lorsque l'utilisateur reconduit les comptes de l'année précédente dans le menu Comptes -> Modifier la liste -> Reconduire exercice précédent (lien en haut de page)

Exportations

Le menu 'Export' permet d'exporter et d'archiver les écritures enregistrées dans la base

Options d'exportation

Il existe deux types d'archivage : mensuel et incrémentiel
L'archivage mensuel permet d'archiver un mois de l'exercice. Après archivage, il n'est plus possible d'ajouter, modifier ou supprimer des écritures pour ce mois. Les écritures d'un mois archivé peuvent être téléchargées au format FEC ou au format 'Données', qui contient toutes les données enregistrées dans le logiciel. On clique sur le numéro du mois pour déclencher l'archivage.
L'archivage incrémentiel permet d'archiver toutes les écritures non encore enregistrées, sans considération de date. Les écritures archivées incrémentiellement ne peuvent plus être modifiées ni supprimées, mais il est possible d'ajouter de nouvelles écritures.
Les deux modes d'archivage peuvent être utilisés ensemble ou séparément

Exemple de fichier d'exportation tel qu'il apparaît dans un tableur :

id_entry datenuméro de piècelibellédébitcrédit librenuméro de compteexercicejournallettragepointage date_validation
111142016-01-01A03SNCF paris 84,00 0,00A51401SNCF2016Banqueat2016-01-01
111142016-01-01A03SNCF paris 0,00 84,00A515121CRA2016Banqueat2016-01-01
152532016-01-01A08SERV kimsufi 01 9,99 0,006110102016Fournisseursbt2016-01-01
152532016-01-01A08SERV kimsufi 01 0,00 11,99401SERV2016Fournisseursbt2016-01-01
152532016-01-01A08SERV kimsufi 01 2,00 0,0044566002016Fournisseursbt2016-01-01

Importations

Il est possible d'importer des écritures dans l'exercice en cours à partir du Journal Général (lien 'Importer des écritures', en haut de page). Le fichier à fournir doit être encodé au format UTF-8, sans en-tête, et se conformer au format ci-dessous. Les champs obligatoires sont précédés d'une étoile (*). Séparateurs de champs : ";" (point-virgule)

L'importation des écritures est totale, si aucune erreur n'est détectée. Sinon, aucune écriture n'est importée, et un message d'erreur affiche la liste des écritures empêchant l'importation

Les écritures doivent être équilibrées par date, numéro de pièce et libellé

Nom du champType de donnéesRemarques
*JournalTextele journal doit être présent dans l'exercice d'importation
*Date d'écritureDatePlusieurs formats et séparateurs sont acceptés : 2020-02-25 ou 25/02/2020 ou 25#02#2020 ou 2020 02 25
LibreTexte
*Numéro de compteTexteLe numéro de compte doit être présent dans la liste des comptes de l'exercice d'importation
Numéro de pièceTexte
*LibelléTexte
DébitNumérique
CréditNumérique
LettrageTexte
PointageBooléen2 valeurs possibles : (t)rue or (f)alse. En l'absence de données, la valeur enregistrée est 'False', non pointé

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