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Documentation

Fonctionnement général

Toutes les écritures sont inscrites dans les journaux auxiliaires, en utilisant le lien 'Nouvelle entrée' en haut à gauche de chaque journal; le journal général est constitué de l'ensemble des écritures des journaux auxiliaires

Journaux

L'utilisateur peut créer autant de journaux qu'il le souhaite

Le journal 'Fournisseurs' offre une fonction d'enregistrement automatique des paiements dans le journal de banque, avec reprise des libellés et des montants de débit/crédit . L'intitulé peut être raccourci en 'Fourn' (ex 'Fourn. Europe', 'Fourn. US'...)

Les écritures peuvent être déplacées d'un journal à un autre

Seul le journal des OD est obligatoire et non modifiable

Comptes

Liste des comptes

La liste des comptes peut être importée depuis un fichier texte sans en-tête contenant pour chaque ligne deux valeurs séparées par un point virgule (1ère valeur = numéro de compte, 2ème valeur = libellé du compte). Le fichier doit être encodé en UTF-8. Exemple :

401PUBN;PUBLICATIONS
401FDIV;F DIVERS
401PAPE;PAPETERIE

La liste peut être reconduite chaque année (Menu Comptes -> Modifier la liste -> Reconduire)

Lettrage et Pointage

Tous les comptes peuvent être pointés, lettrés et rapprochés

Paramètres

Les comptes peuvent comporter autant de décimales que souhaité. Les comptes de classe 7 peuvent être paramétrés pour le calcul de la TVA brute à payer (pourcentage de tva applicable au chiffre d'affaires H.T.)

Les calcul des numéros de pièces peuvent être formatés sur 2 à 5 décimales (A01, A001, ..., A00001)

Il existe deux formats d'affichage : le format classique (JJ/MM/AAAA) et le format ISO 8601 (AAAA-MM-JJ). Pour la saisie l'utilisateur peut taper une date au format qu'il préfère (ex : JJ MM AA, ou JJ#MM#AAAA). Il peut aussi utiliser le format raccourci 'JJMM' qui sera complété de l'année en cours et formaté

Il existe deux options de calcul de la TVA due : débits ou encaissements; voir le chapitre 'Déclaration CA3'

L'option 'Activer les règlements par défaut' permet de sélectionner automatiquement le journal et le numéro de compte à utiliser pour les règlements

Clôture

La clôture des comptes solde les comptes de classe 6 et 7, calcule le résultat et l'inscrit au débit ou au crédit du compte de résultat (12000[0...]). Les opérations effectuées sont d'abord affichées dans le formulaire de saisie d'une écriture pour validation. L'opération est réversible

Reports à nouveaux

Les reports à nouveaux des soldes de l'année N - 1 sont générés en début d'année N en utilisant la fonction Comptes -> Reports

Formulaire de saisie d'une écriture

Formulaire de saisie d'une écriture

Date : taper "0104" pour obtenir 01/04/2016

Libre : contenu libre

Compte : taper les premiers chiffres pour obtenir une fenêtre déroulante affichant les comptes disponibles

Pièce : le symbole → indique un calcul automatique du numéro; taper "Espace"; les factures fournisseurs sont au format "MDD" où M est la lettre du mois (janvier = A, février = B...) et DD le numéro de la pièce pour le mois (01, 02...); le numéro de pièce peut comporter jusqu'à 5 décimales. Pour les factures de ventes, le numéro est une séquence pluriannuelle continue qui ajoute 1 à la dernière valeur enregistrée

Libelle : le symbole → indique une recopie automatique de la ligne précédente; taper "Espace"

Les lignes avec un crédit et un débit égal à O sont ignorées lors de la validation

Déclaration CA3

Dans le menu TVA, sélectionner la période à déclarer puis cliquer sur 'Valider'; le logiciel affiche alors une réplique partielle du formulaire 3310CA3 (visible sur impots.gouv.fr), avec un calcul des champs principaux à renseigner. Les périodes de déclaration correspondent à la période en cours et celles de l'année qui précède. Le formulaire ne peut donc pas être utilisé pour les dates antérieures de plus de 12 mois à la date du jour

En cliquant sur 'Valider' en bas du formulaire, les écritures à passer sont affichées dans le formulaire de saisie d'une écriture et peuvent y être modifiées si besoin

Le calcul de la TVA exigible est fait à partir des montants enregistrés dans les comptes de classe 7, pour lesquels on paramètre le pourcentage de TVA applicable. Ce calcul peut être fait sur les débits ou sur les encaissements

Si l'option choisie est 'TVA sur encaissements', le logiciel calcule la TVA collectée sur la période à partir des comptes 7 qui sont lettrés et non pointés; il faut donc dans ce cas, pour obtenir une déclaration conforme :

L'option 'TVA sur débits' calcule la TVA due sur l'ensemble des factures enregistrées dans la période considérée

Il est possible dans ce cas d'enregistrer des ventes de services (TVA exigible à l'encaissement), en utilisant des comptes d'attente :

Exportations

Le menu 'Export' permet d'exporter et d'archiver les écritures comptables.

Options d'exportation

Il existe deux types d'archivage : mensuel et incrémentiel.
L'archivage mensuel permet d'archiver un mois de l'exercice. Après archivage, il n'est plus possible d'ajouter, modifier ou supprimer des écritures pour ce mois. Les écritures d'un mois archivé peuvent être téléchargées au format FEC ou 'Données'. On clique sur le numéro du mois pour déclencher l'archivage.
L'archivage incrémentiel permet d'archiver toutes les écritures non encore enregistrées, sans considération de date. Les écritures archivées incrémentiellement ne peuvent plus être modifiées ni supprimées, mais il est possible d'ajouter de nouvelles écritures.
Les deux modes d'archivage peuvent être utilisés ensemble ou séparément.

Exemple de fichier d'exportation tel qu'il apparaît dans un tableur :

id_entry datenuméro de piècelibellédébitcrédit librenuméro de compteexercicejournallettragepointage date_validation
111142016-01-01A03SNCF paris 84,00 0,00A51401SNCF2016Banqueat2016-01-01
111142016-01-01A03SNCF paris 0,00 84,00A515121CRA2016Banqueat2016-01-01
152532016-01-01A08SERV kimsufi 01 9,99 0,006110102016Fournisseursbt2016-01-01
152532016-01-01A08SERV kimsufi 01 0,00 11,99401SERV2016Fournisseursbt2016-01-01
152532016-01-01A08SERV kimsufi 01 2,00 0,0044566002016Fournisseursbt2016-01-01

Importations

Il est possible d'importer des écritures dans l'exercice en cours à partir du Journal Général. Le fichier à fournir doit être encodé au format UTF-8, sans en-tête, et se conformer au format ci-dessous. Les champs obligatoires sont précédés d'une étoile (*). Séparateurs de champs : ";" (point-virgule)

L'importation des écritures est totale, si aucune erreur n'est détectée. Sinon, aucune écriture n'est importée, et un message d'erreur affiche la liste des champs empêchant l'importation.

les opérations de report des exercices antérieurs ne passent pas les tests de validation, elles doivent être entrées manuellement.

Nom du champType de donnéesRemarques
*JournalTextele journal doît être présent dans l'exercice d'importation
*Date d'écritureDatePlusieurs formats et séparateurs sont acceptés : 2020-02-25 ou 25/02/2020 ou 25#02#2020 ou 2020 02 25
LibreTexte
*Numéro de compteTexteLe numéro de compte doit être présent dans la liste des comptes de l'exercice d'importation
Numéro de pièceTexte
*LibelléTexte
DébitNumérique
CréditNumérique
LettrageTexte
PointageBooléen2 valeurs possibles : (t)rue or (f)alse. En l'absence de données, la valeur enregistrée est 'False', non pointé

Remerciements

À Bernard Iriart, qui a su me faire apprécier l'efficace beauté d'un plan comptable bien conçu

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