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Documentation

Fonctionnement général

compta.libremen.com est un outil d'enregistrement et de restitution d'écritures comptables. Son utilisation suppose que l'utilisateur possède les connaissances minimales d'un aide-comptable

Journaux

Toutes les écritures sont inscrites dans les journaux auxiliaires, en utilisant le lien 'Nouvelle entrée' en haut à gauche de chaque journal; le Journal Général est constitué de l'ensemble des écritures des journaux auxiliaires

L'utilisateur peut créer autant de journaux qu'il le souhaite

Les journaux de type 'Fournisseurs' et 'Ventes' offrent une fonction d'enregistrement automatique des paiements dans le journal de banque, avec reprise des dates, des libellés et des montants de débit/crédit inversés; pour cela, cliquer dans l'écriture et utiliser le lien 'Règlement' du formulaire de saisie . L'intitulé peut être raccourci en 'Fourn' (ex 'Fourn. Europe', 'Fourn. US'...), ou modifié en e.g. 'Ventes France', 'Ventes Export'

Les écritures peuvent être déplacées d'un journal à un autre via le lien 'Déplacer' du formulaire de saisie; elles peuvent également être extournées via le lien 'Extourner' du même formulaire

Seul le journal des OD est obligatoire et non modifiable

Comptes

La liste des comptes peut être importée depuis un fichier texte contenant pour chaque ligne deux valeurs séparées par un point virgule (1ère valeur = numéro de compte, 2ème valeur = libellé du compte). Le fichier doit être encodé en UTF-8, sans en-tête. Exemple :

  401PUBN;PUBLICATIONS
  401FDIV;F DIVERS
  401PAPE;PAPETERIE

Les comptes peuvent comporter autant de décimales que souhaité

La liste des comptes peut être reconduite chaque année via le Menu Comptes -> Modifier la liste -> Reconduire (lien en haut de page); cette opération reconduit également les réglages du menu Liasse Fiscale sur le nouvel exercice

Les soldes des comptes de bilan sont reportables sur le nouvel exercice via le Menu Comptes -> Reports

Balance et Grand Livre sont disponibles via les liens en haut de page

Lettrage, Pointage et rapprochement

Tous les comptes peuvent être lettrés, pointés et rapprochés

Pour effectuer un rapprochement bancaire

Le logiciel ajoute au solde de la banque toutes les écritures non pointées et compare le résultat avec le solde dans la base; il signale une erreur s'il y a une différence, même d'un centime

N.B.: il faut s'assurer que tous les mois précédents sont exacts, sinon l'erreur se perpétuera

Format des dates d'écriture

Il est possible de régler le format d'affichage des dates dans le menu 'Paramètres' ( AAAA-MM-JJ ou JJ/MM/AAAA)

Pour la saisie, plusieurs formats et séparateurs sont acceptés : 2020-02-25 ou 25/02/2020 ou 25#02#2020 ou 2020 02 25. L'année doit être écrite sur 4 chiffres

Voir les raccourcis clavier pour une saisie rapide

N.B.: il existe une séparation physique entre les exercices. Le changement d'exercice se fait en cliquant sur le titre 'Exercice XXXX', en haut de page. L'utilisateur peut travailler sur plusieurs onglets à la fois (en utilisant Click-droit ou Ctrl-Click) mais toujours dans le même exercice.
Si l'utilisateur souhaite travailler sur deux exercices différents en même temps, il doit utiliser deux navigateurs différents, un pour chaque exercice

Paramètres

Ce menu permet d'ajuster diverses options :

Le calcul des numéros de pièces peut être formaté sur 2 à 5 décimales (A01, A001, ..., A00001)

Il existe deux options de calcul de la TVA due : débits ou encaissements; voir le chapitre Déclaration de TVA (formulaire CA3); la période de calcul peut être mensuelle ou trimestrielle

L'option 'Journal de TVA' permet de sélectionner le journal d'enregistrement des écritures résultant du calcul de la TVA due

L'option 'Activer les règlements par défaut' permet de sélectionner automatiquement le journal et le numéro de compte à utiliser pour l'enregistrement des règlements/paiements; les enregistrements des factures émises ou reçues sont reprises automatiquement, les montants des débits/crédits étant affectés au compte sélectionné

On peut ajouter autant d'utilisateurs que nécessaire; ils peuvent avoir un accès complet ou en lecture seule uniquement. Dans ce cas, l'utilisateur ne peut pas modifier les écritures

Le format d'affichage des dates est paramétrable pour chaque utilisateur du compte, qui peut choisir le format classique (JJ/MM/AAAA) ou le format ISO 8601 (AAAA-MM-JJ)

Raccourcis clavier du formulaire de saisie d'une écriture

Formulaire de saisie d'une écriture

Date : il est possible de taper par exemple "0225" (JJMM, sans les guillemets); la date sera alors complétée avec l'année en cours et formatée pour obtenir 2020-02-25 ou 05/02/2020, suivant l'option d'affichage sélectionnée par l'utilisateur dans le menu 'Paramètres'

Les cases au fond grisé reproduisent automatiquement la valeur de la ligne précédente

Compte : taper les premiers chiffres pour obtenir une fenêtre déroulante affichant les comptes disponibles. Seuls les comptes enregistrés dans le menu 'Comptes' pour l'exercice en cours sont acceptés

Pièce : le symbole '→' indique un calcul automatique du numéro; taper "Espace" pour obtenir un numéro généré automatiquement; les factures fournisseurs sont au format "MD...D" où M est la lettre du mois (janvier = A, février = B...) et D...D le numéro de la pièce pour le mois (01, 02...); le numéro de pièce peut comporter jusqu'à 5 décimales (voir le menu 'Paramètres'). Pour les factures de ventes, le numéro est une séquence pluriannuelle continue qui ajoute 1 à la dernière valeur enregistrée

Libellé : le symbole '→' indique une recopie automatique de la ligne précédente; taper "Espace"

Les lignes dont le débit et le crédit valent O (zéro) sont ignorées lors de la validation

Les signes '+' et '-' sur les côtés du formulaire permettent respectivement d'ajouter et de retirer une ligne

Déclaration de TVA (formulaire CA3)

Le calcul de la TVA exigible est fait à partir des montants enregistrés dans les comptes de classe 7, et du pourcentage de TVA applicable pour ces comptes (voir Comptes -> Modifier la liste). Ce calcul peut être fait sur les débits ou sur les encaissements

L'option 'TVA sur encaissements' calcule la TVA collectée sur la période à partir des comptes 7 qui sont lettrés et non pointés; il faut donc dans ce cas, pour obtenir une déclaration conforme :

L'option 'TVA sur débits' calcule la TVA due sur l'ensemble des factures enregistrées dans la période considérée

Il est possible dans ce cas d'enregistrer des ventes de services (TVA exigible à l'encaissement), en utilisant des comptes d'attente :

Pour calculer votre formulaire CA3 (déclaration de TVA), dans le menu 'TVA', sélectionner la période à déclarer puis cliquer sur 'Valider'; le logiciel affiche alors une réplique partielle du formulaire 3310CA3 (visible sur impots.gouv.fr), avec un calcul des champs principaux à renseigner. Les périodes de déclaration correspondent à la période en cours et celles de l'année qui précède. Le formulaire ne peut pas être utilisé pour les dates antérieures de plus de 12 mois à la date du jour, mais il est possible d'enregistrer manuellement des écritures antérieures

En cliquant sur 'Valider' en bas du formulaire, les écritures à passer sont affichées dans le formulaire de saisie d'une écriture et peuvent y être modifiées si besoin

Liasse fiscale

Le menu "Liasse fiscale" est actuellement limité au calcul des lignes de l'annexe B de la liasse 2033 (Cerfa 15948 - régime d'imposition réel simplifié)

Mode d'utilisation :
Cliquer sur le lien 'Gérer' (en haut de page) permettant de régler les cases du formulaire que l'on souhaite calculer. Dans cette page, utiliser le formulaire 'Ajouter une case' pour taper les numéros des cases. Attention de sélectionner la valeur appropriée pour 'Charges' ou 'Produits'.
Pour chacune de ces cases, ajouter les comptes à inclure dans le calcul avec le formulaire 'Ajouter un compte' accolé à chaque numéro de case.
La liste située en bas de la page affiche les comptes qui n'ont pas été inclus dans les calculs, ainsi que leur solde.
Les réglages du calcul sont reportés automatiquement dans l'exercice suivant, lorsque l'utilisateur reconduit les comptes de l'année précédente dans le menu Comptes -> Modifier la liste -> Reconduire exercice précédent

Exportations

Le menu 'Export' permet d'exporter et d'archiver les écritures enregistrées dans la base

Options d'exportation

Il existe deux types d'archivage : mensuel et incrémentiel
L'archivage mensuel permet d'archiver un mois de l'exercice. Après archivage, il n'est plus possible d'ajouter, modifier ou supprimer des écritures pour ce mois. Les écritures d'un mois archivé peuvent être téléchargées au format FEC ou au format 'Données', qui contient toutes les données enregistrées dans le logiciel. On clique sur le numéro du mois pour déclencher l'archivage.
L'archivage incrémentiel permet d'archiver toutes les écritures non encore enregistrées, sans considération de date. Les écritures archivées incrémentiellement ne peuvent plus être modifiées ni supprimées, mais il est possible d'ajouter de nouvelles écritures.
Les deux modes d'archivage peuvent être utilisés ensemble ou séparément

Exemple de fichier d'exportation tel qu'il apparaît dans un tableur :

id_entry datenuméro de piècelibellédébitcrédit librenuméro de compteexercicejournallettragepointage date_validation
111142016-01-01A03SNCF paris 84,00 0,00A51401SNCF2016Banqueat2016-01-01
111142016-01-01A03SNCF paris 0,00 84,00A515121CRA2016Banqueat2016-01-01
152532016-01-01A08SERV kimsufi 01 9,99 0,006110102016Fournisseursbt2016-01-01
152532016-01-01A08SERV kimsufi 01 0,00 11,99401SERV2016Fournisseursbt2016-01-01
152532016-01-01A08SERV kimsufi 01 2,00 0,0044566002016Fournisseursbt2016-01-01

Importations

Il est possible d'importer des écritures dans l'exercice en cours à partir du Journal Général (lien 'Importer des écritures', en haut de page). Le fichier à fournir doit être encodé au format UTF-8, sans en-tête, et se conformer au format ci-dessous. Les champs obligatoires sont précédés d'une étoile (*). Séparateurs de champs : ";" (point-virgule)

L'importation des écritures est totale, si aucune erreur n'est détectée. Sinon, aucune écriture n'est importée, et un message d'erreur affiche la liste des écritures empêchant l'importation

Les écritures doivent être équilibrées par date, numéro de pièce et libellé

Nom du champType de donnéesRemarques
*JournalTextele journal doit être présent dans l'exercice d'importation
*Date d'écritureDatePlusieurs formats et séparateurs sont acceptés : 2020-02-25 ou 25/02/2020 ou 25#02#2020 ou 2020 02 25
LibreTexte
*Numéro de compteTexteLe numéro de compte doit être présent dans la liste des comptes de l'exercice d'importation
Numéro de pièceTexte
*LibelléTexte
DébitNumérique
CréditNumérique
LettrageTexte
PointageBooléen2 valeurs possibles : (t)rue or (f)alse. En l'absence de données, la valeur enregistrée est 'False', non pointé

Opérations de calcul du bilan

Préparer le calcul des cases à renseigner dans le formulaire Cerfa 15948, aussi appelé formulaire 2033-SD, annexe B
-Voir le chapitre Liasse fiscale

Avant calcul de résultat :
-Enlever les rompus
-Imprimer la page 'Liasse fiscale'; l'utiliser pour renseigner l'annexe B de la liasse 2033
-Afficher la balance, l'imprimer et/ou l'exporter (lien 'Télécharger', à côté du bouton 'Valider)
-Imprimer le Grand Livre (lien 'Grand Livre' en haut de la page 'Comptes'); passer en mode paysage pour afficher toutes les colonnes

Calcul du résultat :
-Cliquer dans Compte -> Clôture (lien en haut à droite de la page)

Après calcul du résultat :
-Éditer la nouvelle balance (les comptes 6 et 7 sont soldés)
-Reporter les soldes sur les formulaires Cerfa 15948 (liasse 2033)

Les liasses avec millésime sont téléchargeables ici:

https://www.impots.gouv.fr/portail/recherche

faire une recherche par N° cerfa et non par N° de liasse

liasse 2033 -> cerfa 15948
liasse 2065 -> cerfa 11084

Clôture

La clôture des comptes (lien 'Clôture' dans le menu 'Comptes', en haut de page) solde les comptes de classe 6 et 7, calcule le résultat et l'inscrit au débit ou au crédit du compte de résultat (par défaut : 12000). Les opérations effectuées sont d'abord affichées dans le formulaire de saisie d'une écriture pour validation. Si le compte 12000 n'existe pas, le créer, ou bien modifier la dernière ligne du formulaire de validation pour servir le compte souhaité

L'opération est réversible par suppression de l'OD enregistrée, si l'écriture n'a pas été archivée (voir le chapitre Exportations)

Reports à nouveaux

Les reports à nouveaux des soldes de l'année N - 1 sont générés en début d'année N à partir du menu Comptes, lien 'Reports' en haut de page. Les soldes non nuls de tous les comptes des classes 1 à 5 sont reportés

Reconduite du plan comptable

En début d'un nouvel exercice, pour reprendre le plan comptable de l'année précédente :
-Dans Journaux -> Modifier la liste, cliquer sur 'Reconduire exercice précédent'
-Dans Comptes -> Modifier la liste, cliquer sur 'Reconduire exercice précédent'
-Cliquer dans Comptes -> Reports (lien en haut à droite) pour reporter les soldes de l'exercice précédent


























  

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